Reglement über die Organisation des Gemeinderats und der Gemeindeverwaltung (Organisationsreglement, OgR)

Änderung vom 5. November 2013

Der Gemeinderat Riehen beschliesst:

I.

Das Reglement über die Organisation des Gemeinderats und der Gemeindeverwaltung (Organisationsreglement, OgR) vom 17. Dezember 2002 wird wie folgt geändert:

§ 1 samt Titel erhält folgende neue Fassung:

§ 1. Gremium

¹ Der Gemeinderat handelt als Kollegialbehörde.

² Er besteht aus der Gemeindepräsidentin oder dem Gemeindepräsidenten und sechs weiteren Mitgliedern.

³ Er wählt eine Vizepräsidentin oder einen Vizepräsidenten und regelt die Stellvertretungen.

§ 2 Abs. 2 erhält eine neue Fassung:

² Ein Geschäftskreis umfasst die politische Verantwortung für ein Produkt oder mehrere Produkte sowie für besondere Projekte oder andere Geschäfte, die der Gemeinderat einem Mitglied zuweist.

§ 2 erhält folgenden neuen Abs. 2^bis eingefügt:

^2bis Der Geschäftskreis der Gemeindepräsidentin oder des Gemeindepräsidenten umfasst zusätzlich die politische Verantwortung für den Bereich Ressourcen, namentlich für das Personal, den Einsatz der Sachmittel und die internen Querleistungen. 

In § 2 Abs. 3 werden die Worte „nach Möglichkeit“ durch die Worte „in der Regel“ ersetzt.

§ 3 samt Titel erhält folgende neue Fassung:

§ 3. Schweigepflicht und Information

¹ Die Sitzungen des Gemeinderats sind nicht öffentlich.

² Die Mitglieder des Gemeinderats sowie die an den Ratssitzungen teilnehmenden Mitglieder der Geschäftsleitung und weiteren Fachpersonen der Gemeindeverwaltung bewahren Stillschweigen über den Verlauf der Sitzungen und die abgegebenen Voten.

³ Die Information der Bevölkerung richtet sich nach den §§ 30 und 30a.

§ 5 Abs. 1 erhält folgende neue Fassung:

¹ Der Gemeinderat ist die oberste leitende und vollziehende Gemeindebehörde. Er lenkt die Politik der Gemeinde durch übergeordnete Strategien, eine lang- und mittelfristige Planung sowie durch die Steuerung des Vollzugs der vom Einwohnerrat beschlossenen Leistungsaufträge und Globalkredite.

§ 5 Abs. 2 Bst. e) und h) erhalten folgende neue Fassung:

5. legt er auf Antrag der Gemeindeverwalterin oder des Gemeindeverwalters die Gliederung der Gemeindeverwaltung in Abteilungen und Stabsfunktionen fest und bestimmt die Stellvertretung der Gemeindeverwalterin oder des Gemeindeverwalters,

8. sorgt er für ein Risikomanagement und ein internes Kontrollsystem (IKS) in der Gemeindeverwaltung, wertet die an ihn gerichteten Controllingberichte aus und erlässt die erforderlichen Richtlinien und Beschlüsse,

§ 5 erhält folgenden neuen Abs. 4 beigefügt:

⁴ Er kann einzelne Aufgaben an ein Gemeinderatsmitglied delegieren.

§ 6 Abs. 1 erhält folgende neue Fassung:

¹ Der Gemeinderat kann in Ausnahmesituationen oder im Rahmen seiner Aufsicht über die Gemeindeverwaltung auf Antrag eines seiner Mitglieder oder der Gemeindeverwalterin oder des Gemeindeverwalters in Angelegenheiten handeln, für die nach diesem Reglement die Gemeindeverwaltung zuständig ist.

§ 7 erhält folgenden neuen Titel:

Gemeindepräsidium und Stellvertretung

§ 7 erhält folgenden neuen Abs. 2 beigefügt:

² Bei Abwesenheit der Gemeindepräsidentin oder des Gemeindepräsidenten führt die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident die Geschäfte gemäss Abs. 1.

§ 8 erhält folgende neue Fassung:

¹ Die Mitglieder des Gemeinderats nehmen ihre politische Verantwortung in Abstimmung mit den für die betreffende Produktgruppe fachverantwortlichen Abteilungsleitenden für das Produkt und die entsprechenden Kosten wahr.

² Insbesondere erfüllen sie folgende Aufgaben:

1. Sie bereiten die Entscheide des Gemeinderats in ihrem Geschäftskreis vor, indem sie bei der Erarbeitung der Planungen, Leistungsaufträge, Leistungsberichte und weiterer Vorlagen an den Einwohnerrat sowie der Leistungsvereinbarungen, der Controllingberichte und weiterer Geschäfte ihre politische Sicht einbringen und im Gemeinderat die entsprechenden Anträge vertreten.
2. Sie vertreten im Auftrag des Gemeinderats ihren Geschäftskreis im Einwohnerrat sowie nach aussen.
3. Sie begleiten die Gemeindeverwaltung im Vollzug der Leistungsvereinbarungen aus politischer Sicht, vertreten in diesem Zusammenhang die Gesamtsicht des Gemeinderats und erläutern bei Bedarf der  fachverantwortlichen Abteilungsleitung die sie betreffenden Beschlüsse.
4. Sie nehmen die Zuständigkeiten wahr, die ihnen durch Leistungsvereinbarungen oder Gemeinderatsbeschluss zugewiesen werden.

³ Bei Abwesenheit vertreten sie sich gegenseitig.

⁴ Können sich das zuständige Mitglied des Gemeinderats und die fachverantwortliche Abteilungsleitung in der Vorbereitung eines Geschäfts für den Gemeinderat oder bei einer Vollzugsaufgabe nicht einigen, werden dem Gemeinderat beide Auffassungen zur Beschlussfassung unterbreitet.

In § 9 Abs. 3 wird das Wort „vier“ durch die Worte „am vierten“ ersetzt.

§ 10 Abs. 2 erhält folgende neue Fassung:

² Der Gemeinderat kann Mitglieder der Geschäftsleitung und weitere Fachpersonen der Gemeindeverwaltung zur Teilnahme an den Sitzungen einladen. Der Gemeinderat entscheidet situativ, ob sie den Beratungen des Gemeinderats beiwohnen. Der Beschlussfassung wohnen sie nur im Ausnahmefall bei.

§ 10 erhält folgenden neuen Abs. 3 beigefügt:

³ Bei Bedarf können externe Personen für Informationen und Auskünfte beigezogen werden. An der internen Beratung und Beschlussfassung des Gemeinderats wohnen sie in der Regel nicht bei.

In § 14 Abs. 1 wird das Wort „gegebenenfalls“ durch die Worte „bei Abwesenheit“ ersetzt.

§ 17 Abs. 2 Bst. f) erhält folgende neue Fassung:

6. bei Bedarf Erwägungen zur Beschlussfassung.

§ 18 erhält folgenden neuen Abs. 2 beigefügt:

² Die ausserordentliche Beschlussfassung wird in der nachfolgenden Sitzung validiert.

§ 19 erhält folgenden neuen Abs. 4^bis eingefügt:

^4bis Die Kommissionssitzungen sind nicht öffentlich. Ihre Protokolle sind unter Vorbehalt der Bestimmungen des Informations- und Datenschutzgesetzes nicht öffentlich zugänglich.

§ 20 samt Titel erhält folgende neue Fassung:

§ 20. Information des Gemeinderats und der Gemeindeverwaltung

¹ Die Sekretariate der Kommissionen bringen dem Gemeinderat und den zuständigen Mitgliedern der Geschäftsleitung sowie Fachpersonen der Gemeindeverwaltung die Sitzungsprotokolle zur Kenntnis.

² Vorbehalten bleiben abweichende Regelungen im Einsetzungsbeschluss oder gemäss anderweitigen Vorschriften.

§ 21 erhält folgende neue Fassung:

¹ Die Mitglieder von Kommissionen, die nicht Angestellte der Gemeinde sind, haben Anspruch auf ein Sitzungsgeld für die Teilnahme an den Kommissionssitzungen.

² Die Entschädigung richtet sich nach den für die einwohnerrätlichen Kommissionen geltenden Bestimmungen.

³ Vorbehalten bleiben für die Lehrpersonen die Bestimmungen des Schulrechts.

§ 23 samt Titel erhält folgende neue Fassung:

§ 23. Produktgruppen- und Produktverantwortung

¹ Die für eine Produktgruppe oder ein Produkt Verantwortlichen sorgen dafür, dass die Gemeindeleistungen im Rahmen der gesetzlichen Regelungen, gemäss den Zielen und Vorgaben der Leistungsaufträge und internen Leistungsvereinbarungen sowie in Absprache mit dem zuständigen Mitglied des Gemeinderats erbracht werden.

² Sie planen die Aufgabenerfüllung gemäss Abs. 1, bestellen die Ausführung der Arbeiten bei den internen und externen Leistungserbringern und überprüfen regelmässig das Ergebnis, insbesondere hinsichtlich Qualität und Kosten.

§ 25 Abs. 1 Bst. e) und f) erhalten folgende neue Fassung:

5. koordiniert die abteilungs- und produktgruppenübergreifenden Massnahmen und Tätigkeiten, namentlich in Bezug auf die Leistungserbringung, die Planung, die Berichterstattung und die Kommunikation,
6. stellt ein Internes Kontrollsystem sicher,

In § 25 Abs. 3 werden nach den Worten „den Abteilungsleitenden“ die Worte „und den Stabsmitarbeitenden“ eingefügt.

§ 26 erhält folgende neue Fassung:

¹ Die Abteilungsleitenden sorgen in ihrer Funktion als Produktgruppenverantwortliche zusammen mit ihren Mitarbeitenden für die Planung und den Vollzug der Gemeindeleistungen in dem ihnen zugewiesenen Politikbereich. Die Aufgabenerfüllung richtet sich nach den Vorgaben aus Gesetz, Leistungsauftrag und internen Leistungsvereinbarungen.

² In ihrer Funktion als Kostenstellenverantwortliche erbringen sie zusammen mit den ihrer Abteilung zugeordneten Mitarbeitenden die bestellten Leistungen im Rahmen der verfügbaren Ressourcen.

³ Sie legen nach Rücksprache mit der Gemeindeverwalterin oder dem Gemeindeverwalter die Organisation ihrer Abteilung fest und bestimmen eindeutig und umfassend die Zuständigkeiten, namentlich die Produkt- und die Kostenstellenverantwortung.

⁴ Sie führen ihre Abteilungen nach den Führungsgrundsätzen des Gemeinderats.

§ 27 Abs. 1 und 2 erhalten folgende neue Fassung:

¹ Die Geschäftsleitung besteht aus der Gemeindeverwalterin oder dem Gemeindeverwalter und den Abteilungsleitenden. Das Statut kann vorsehen, dass der Geschäftsleitung weitere Personen angehören.

² Der Geschäftsleitung kommen insbesondere folgende Aufgaben zu:

1. Sie unterstützt den Gemeindeverwalter oder die Gemeindeverwalterin in der Gesamtführung der Verwaltung, in der Koordination und in der Entscheidfindung in allen Geschäften, die nicht ausschliesslich einzelne Abteilungen betreffen.
2. Sie übernimmt Verantwortung für die Entwicklung der Gesamtorganisation, für die Strukturkosten sowie für übergeordnete Themen, namentlich aus den Bereichen Personal, Informatik, Kommunikation und Internes Kontrollsystem.
3. Sie definiert allgemein gültige Vorgaben und Standards für die Aufgabenerfüllung der Verwaltung.
4. Sie berät generelle Weisungen der Gemeindeverwalterin oder des Gemeindeverwalters sowie der Leitung des Fachbereichs Personal im Bereich Organisation und Personal und beschliesst abteilungsübergreifende Massnahmen.
5. Sie sorgt für eine gute abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
6. Sie definiert gemeinsam mit der oder dem Kommunikationsverantwortlichen die Themen und Projekte mit Kommunikationsbedarf nach Aussen und nach Innen.

§ 28 erhält einen neuen Abs. 3 beigefügt:

³ Die Zuständigkeiten für die Schaffung, Änderung und Aufhebung von Stellen im Schulbereich richten sich nach dem kommunalen Schulrecht.

Kapitel 4 erhält folgenden neuen Titel:

4. Information und Zugang zu Informationen

§ 30 Abs. 1 und 3 erhalten folgende neue Fassung:

¹ Der Gemeinderat und die Gemeindeverwaltung informieren die Bevölkerung in geeigneter Form über ihre Tätigkeit, soweit dies von allgemeinem Interesse oder für die Meinungsbildung und zur Wahrung der demokratischen Rechte erforderlich ist und nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.

³ Vorbehalten bleiben die Regelungen des kantonalen Informations- und Datenschutzrechts.

Nach § 30 wird ein neuer § 30a eingeschoben:

§ 30a. Veröffentlichungen des Gemeinderats

¹ Der Gemeinderat informiert regelmässig aus seinen Sitzungen.

² Er publiziert seine beschlossenen Reglemente und weitere zur Publikation bestimmte Beschlüsse im Kantonsblatt, in der Riehener Zeitung und im Internet.

³ Im Internet veröffentlicht werden zudem die an den Einwohnerrat verabschiedeten Vorlagen und Berichte.

§ 31 samt Titel erhält folgende neue Fassung:

§ 31. Zugang zu Informationen

¹ Jede Person hat Anspruch auf Zugang zu Informationen im Rahmen des kantonalen Informations- und Datenschutzrechts, soweit keine besondere gesetzliche Geheimhaltungspflicht oder kein überwiegendes öffentliches oder privates Interesse entgegenstehen.

² Kein Anspruch auf Zugang besteht insbesondere zu

a)    Erwägungen zu Beschlüssen des Gemeinderats,

b)    Beschlussentwürfen sowie zu Berichten, welche die Gemeindeverwaltung zuhanden des Gemeinderats erstellt,

c)    Aufzeichnungen, die nicht fertig gestellt sind,

d)    Zwischenentscheiden,

e)    verfahrensleitenden Beschlüssen.

³ Zu den vom Gemeinderat als geheim oder vertraulich qualifizierten Beschlüssen wird nur Zugang gewährt, wenn keine Verweigerungsgründe gemäss § 29 des Informations- und Datenschutzgesetzes bestehen.

⁴ Vorbehalten bleiben die Einsichtsrechte von Mitgliedern der Geschäftsprüfungskommission des Einwohnerrats gemäss den besonderen dafür geltenden Bestimmungen.

Die §§ 32 und 33 werden aufgehoben.

§ 34 samt Titel erhält folgende neue Fassung:

§ 34. Interne Leistungsvereinbarungen

¹ Zur Konkretisierung und Umsetzung der Leistungsaufträge des Einwohnerrats und des Politikplans schliesst der Gemeinderat mit der Gemeindeverwaltung jährlich Leistungsvereinbarungen ab.

² Die Leistungsvereinbarungen enthalten ergänzende Jahresvorgaben zu den Leistungsaufträgen und die Ermächtigung, im Rahmen der darin umschriebenen Vorgaben die verlangten Gemeindeleistungen zu erbringen und die dafür zur Verfügung gestellten Mittel wie Personal, Finanzen, Infrastruktur und dergleichen einzusetzen.

³ Für den Aufgabenbereich der zentralen Dienste und internen Querleistungen schliesst der Gemeinderat mit der Gemeindeverwaltung ebenfalls jährlich eine Leistungsvereinbarung ab.

⁴ Der Gemeinderat kann im Rahmen einer Leistungsvereinbarung unter Vorbehalt von § 39 besondere Vorgaben und Zuständigkeiten festlegen.

§ 35 erhält folgende neue Fassung:

¹ Wird die Erfüllung von Gemeindeaufgaben ganz oder teilweise Dritten übertragen, regelt der Gemeinderat das Verhältnis auf eine bestimmte Dauer in einer Leistungsvereinbarung mit Zielvorgaben, Kostenrahmen und Rechenschaftspflicht.

² Die für die betreffende Produktgruppe verantwortlichen Abteilungsleitenden bereiten die Leistungsvereinbarungen mit Dritten vor und überwachen deren Vollzug.

§ 36 erhält folgende neue Fassung:

¹ Die Gemeindeverwalterin oder der Gemeindeverwalter orientiert den Gemeinderat nach dem ersten Trimester über allfällige Abweichungen von den Jahresvorgaben, berichtet nach dem zweiten Trimester über die weitere Entwicklung und das erwartete Rechnungsergebnis und informiert in angemessener Weise über Entwicklungen im Personellen, namentlich über wichtige Veränderungen des Personalbestands.

² Sie oder er ist verantwortlich für die Erstellung des jährlichen Politikplans sowie des Geschäftsberichts.

³ Die Abteilungsleitenden und die Produktverantwortlichen sorgen dafür, dass die Mitglieder des Gemeinderats so informiert sind, dass sie die politische Verantwortung in ihrem Geschäftskreis wahrnehmen können.

⁴ Sie orientieren das zuständige Mitglied des Gemeinderats und die Gemeindeverwalterin oder dem Gemeindeverwalter regelmässig

a)    über den Stand der Geschäfte und den Vollzug der Leistungsvereinbarungen im Allgemeinen,

b)    inwiefern die vereinbarten Ziele erreicht oder nicht erreicht worden sind sowie

c)    über das Ergebnis der Kreditkontrolle.

§ 38 erhält folgende neue Fassung:

¹ Wer in der Sache zuständig ist, kann im Namen der Gemeinde nach aussen auftreten und im Rahmen der festgelegten Kompetenzen für die Gemeinde Verpflichtungen eingehen. Dieser Grundsatz gilt auch für den elektronischen Schriftverkehr. Der Gemeinderat regelt das Weitere in einer Richtlinie.

² Die Unterzeichnung wichtiger Verträge und anderer Rechtsgeschäfte sowie Korrespondenz von politischer Bedeutung bleibt dem Gemeinderat vorbehalten.

³ Für den Gemeinderat zeichnen die Gemeindepräsidentin oder der Gemeindepräsident und die Gemeindeverwalterin oder der Gemeindeverwalter gemeinsam. Der Gemeinderat kann für gewisse Geschäfte eine andere Regelung beschliessen.

§ 39 Abs. 1 erhält folgende neue Fassung:

¹ Der Gemeinderat, die Gemeindepräsidentin oder der Gemeindepräsident sowie die in der Sache zuständigen Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung können gemäss den gesetzlichen Vorgaben im Namen der Gemeinde hoheitlich handeln und namentlich Verfügungen erlassen.

In § 39 wird Abs. 2 aufgehoben.

Der Titel von § 40 erhält folgende neue Fassung:

Rechtsmittel

§ 42 Abs. 1 Bst. c) erhält folgende neue Fassung:

3. bei Beträgen bis 25‘000 Franken im Einzelfall die Gemeindeverwalterin oder der Gemeindeverwalter, die Abteilungsleitenden oder die Leitung der Gemeindeschulen, jeweils begrenzt auf ihren Aufgaben- und Verantwortungsbereich.

§ 42 Abs. 3 Bst. d) erhält folgende neue Fassung:

d) aufgrund besonderer Bestimmungen in einem Gemeinderatsbeschluss oder in einer Leistungsvereinbarung.

§ 49 Abs. 3 wird aufgehoben.

II.

Diese Änderung wird publiziert; sie wird sofort wirksam.

Im Namen des Gemeinderats

Der Präsident:                                   Der Gemeindeverwalter:

Willi Fischer                                       Andreas Schuppli